CAE en empresas: cuándo es obligatoria y qué documentación debe intercambiarse

Publicado: 06/10/2026

Cuando trabajadores de distintas empresas o profesionales autónomos coinciden en un mismo centro de trabajo, pueden aparecer riesgos derivados de la interacción entre sus respectivas actividades. Para prevenirlos existe la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).

La CAE en empresas no consiste únicamente en solicitar documentación a proveedores, contratas o empresas externas. Su finalidad es identificar, comunicar y controlar los riesgos que pueden generarse cuando varias actividades coinciden en un mismo centro de trabajo, estableciendo las medidas preventivas y los medios de coordinación adecuados.

En materia de prevención de riesgos laborales, por tanto, CAE significa Coordinación de Actividades Empresariales. No se trata de un certificado único de empresa ni debe confundirse con los Certificados de Ahorro Energético, que también utilizan actualmente las siglas CAE.

¿Qué es la CAE y cuándo es obligatoria?

La Coordinación de Actividades Empresariales está regulada principalmente por el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y por el Real Decreto 171/2004, que desarrolla las obligaciones de coordinación.

El deber de cooperación aparece cuando en un mismo centro de trabajo desarrollan actividades trabajadores de dos o más empresas. Esta obligación también alcanza a los trabajadores autónomos cuando concurren con otras empresas.

Esto significa que la CAE puede ser necesaria en situaciones muy habituales, por ejemplo:

• Una empresa de mantenimiento que realiza trabajos en una fábrica.

• Una empresa de limpieza que presta servicio en unas oficinas.

• Técnicos externos que intervienen en una instalación.

• Contratistas y subcontratistas que trabajan simultáneamente.

• Transportistas que acceden a determinadas instalaciones.

• Varias empresas que participan en una obra de construcción.

• Trabajadores autónomos que coinciden con personal de otras empresas.

Por tanto, la CAE no se limita a actividades especialmente peligrosas. Lo relevante es la concurrencia de actividades y los riesgos que puedan derivarse de ella.

Las empresas concurrentes deben informarse recíprocamente sobre los riesgos específicos de sus actividades que puedan afectar a trabajadores de las demás empresas y establecer los medios de coordinación necesarios.

Empresa concurrente, empresario titular y empresario principal

Una de las claves para gestionar correctamente la CAE es identificar qué posición ocupa cada empresa, porque las obligaciones no son exactamente las mismas.

Figura	Cuándo aparece	Obligación principal
Empresa concurrente	Coincide con otras empresas o autónomos en un centro	Cooperar e informar sobre los riesgos que su actividad pueda generar
Empresario titular	Tiene capacidad para poner a disposición y gestionar el centro	Informar sobre los riesgos propios del centro y, cuando corresponda, impartir instrucciones
Empresario principal	Contrata o subcontrata su propia actividad para desarrollarla en su propio centro	Añade un deber de vigilancia sobre contratistas y subcontratistas

Estas figuras no deben utilizarse como sinónimos. Una empresa puede incluso ocupar varias posiciones al mismo tiempo.

Además, el empresario titular no tiene por qué ser necesariamente el propietario del inmueble y no toda empresa que contrata un servicio se convierte automáticamente en empresario principal.

¿Qué documentación se necesita para realizar la CAE?

Esta es una de las dudas más habituales sobre la CAE para empresas, pero no existe un expediente documental único que pueda aplicarse de forma automática a cualquier situación.

La documentación necesaria dependerá, entre otros factores, de los riesgos existentes, el tipo de actividad, las características del centro de trabajo, las posibles interferencias entre actividades y la posición que ocupe cada empresa.

Por eso, gestionar correctamente la CAE no significa pedir el mayor número posible de documentos, sino determinar qué información es realmente necesaria para controlar los riesgos de la concurrencia.

Información y documentación preventiva

Según las características de los trabajos, dentro de la gestión CAE pueden resultar necesarias informaciones y acreditaciones relacionadas con:

• Los riesgos específicos derivados de la actividad desarrollada.

• Los riesgos propios del centro de trabajo.

• Las medidas preventivas aplicables.

• Las medidas de emergencia.

• Las instrucciones facilitadas por el empresario titular.

• La evaluación de riesgos relacionada con los trabajos contratados.

• La planificación de la actividad preventiva correspondiente.

• La acreditación de la información y formación preventiva.

• Los procedimientos o permisos de trabajo necesarios.

• Los medios de coordinación establecidos.

• La designación de recursos preventivos o personas encargadas de la coordinación cuando proceda.

• Los cambios, incidencias o accidentes que puedan afectar a la coordinación.

En el caso del empresario principal, además, existen determinadas obligaciones de comprobación respecto a las empresas contratistas y subcontratistas de su propia actividad.

Esto no significa que deba intercambiarse indiscriminadamente cualquier evaluación de riesgos disponible. La información aportada debe resultar útil para conocer y controlar los riesgos relacionados con los trabajos y con la concurrencia empresarial.

Documentos de trabajadores, equipos y requisitos complementarios

Dependiendo del tipo de actividad y de los riesgos existentes, también puede ser necesario comprobar documentación relacionada con trabajadores o equipos, como la formación preventiva, determinadas autorizaciones o cualificaciones profesionales, la entrega de EPI, la aptitud cuando legalmente proceda, el mantenimiento o revisión de equipos, certificados técnicos o la identificación del personal autorizado.

Por otro lado, en las plataformas de gestión documental CAE también es habitual encontrar solicitudes de documentos como:

• RNT y RLC.

• Certificados de la Seguridad Social.

• Certificados tributarios.

• Pólizas de responsabilidad civil.

• Escrituras o poderes.

• Registros sectoriales.

• Homologaciones de proveedores.

Sin embargo, es importante diferenciar su origen. No todos estos documentos constituyen documentación CAE obligatoria por aplicación directa del Real Decreto 171/2004. Algunos responden a obligaciones laborales, administrativas, fiscales, mercantiles, contractuales o sectoriales diferentes.

Tipo de documento	Relación con la CAE
Información sobre riesgos concurrentes	Forma parte del núcleo preventivo de la coordinación
Evaluación y planificación de la actividad contratada	Puede exigirse según la posición y el supuesto
Formación e información preventiva	Puede requerir acreditación
RNT, RLC o certificados administrativos	Pueden proceder de otros controles u obligaciones
Pólizas o documentación mercantil	Suelen responder a requisitos contractuales o sectoriales

¿Cómo debe gestionarse la Coordinación de Actividades Empresariales?

Una gestión CAE eficaz debe comenzar antes de que se inicien los trabajos y mantenerse mientras exista la concurrencia.

El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo plantea la CAE como un proceso preventivo que debe adaptarse a cada escenario, en lugar de reducirla a un mero trámite documental.

De forma práctica, la coordinación debería permitir:

1. Identificar qué empresas y trabajadores van a intervenir y qué responsabilidades corresponden a cada parte.

2. Analizar los trabajos que se van a desarrollar y sus posibles interferencias.

3. Intercambiar la información preventiva relevante.

4. Establecer instrucciones y medidas de prevención.

5. Determinar los medios de coordinación adecuados.

6. Comprobar que las personas implicadas conocen las medidas que deben aplicar.

7. Controlar cómo se desarrollan los trabajos.

8. Actualizar la coordinación cuando cambien las condiciones o se produzcan incidencias.

9. Revisar la eficacia de las medidas adoptadas.

La CAE, por tanto, no termina cuando se valida una carpeta de documentos. Debe acompañar a la actividad mientras existan riesgos derivados de la concurrencia.

Medios de coordinación

El Real Decreto 171/2004 contempla diferentes medios de coordinación, entre ellos:

• Intercambio de información y comunicaciones.

• Reuniones periódicas entre las empresas.

• Reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud o de empresarios y delegados de prevención.

• Impartición de instrucciones.

• Establecimiento conjunto de medidas o procedimientos.

• Presencia de recursos preventivos.

• Designación de una o varias personas encargadas de la coordinación.

No todos los centros necesitan utilizar los mismos medios. Su elección debe realizarse teniendo en cuenta aspectos como la peligrosidad de las actividades, el número de trabajadores presentes, la duración de la concurrencia y la complejidad de las posibles interferencias.

Tampoco es obligatorio nombrar en todos los casos a un denominado “coordinador CAE”. La designación de personas encargadas de la coordinación es uno de los medios contemplados por la normativa y adquiere especial relevancia en determinados escenarios de mayor complejidad.

Para desempeñar determinadas funciones preventivas es necesario contar con una formación adecuada. En Formación Prevención puedes consultar nuestro [curso PRL de 60 horas], orientado a adquirir la formación preventiva correspondiente al nivel básico y, entre otros perfiles, al desempeño como recurso preventivo en construcción.

Plataforma CAE: qué aporta y qué no sustituye

Una plataforma CAE para empresas puede ser muy útil para organizar la coordinación, especialmente cuando intervienen numerosas contratas, trabajadores o centros de trabajo.

Estas herramientas permiten centralizar tareas como la solicitud y clasificación de documentos, controlar fechas de caducidad, gestionar altas de empresas y trabajadores, registrar comunicaciones, facilitar el control de accesos o mantener la trazabilidad de la documentación.

Sin embargo, utilizar una plataforma CAE no constituye por sí mismo una correcta coordinación preventiva.

Que toda la documentación aparezca como validada no demuestra que los riesgos derivados de la concurrencia estén correctamente controlados. La herramienta no sustituye el análisis de las interferencias, las instrucciones preventivas, los procedimientos de trabajo, los medios de coordinación necesarios ni el seguimiento de la actividad.

CAE en obras de construcción, contratas y subcontratas

La CAE en obras de construcción presenta particularidades porque, además de las obligaciones generales de coordinación, existe normativa específica aplicable al sector.

En una obra pueden intervenir promotores, contratistas, subcontratistas, trabajadores autónomos y otras empresas, junto con figuras preventivas específicas como el coordinador de seguridad y salud o los recursos preventivos.

Además, pueden entrar en juego instrumentos y requisitos como el plan de seguridad y salud, el Registro de Empresas Acreditadas (REA) o el [libro de subcontratación].

El Real Decreto 171/2004 tiene en cuenta estas particularidades y remite, en determinados aspectos, a los medios de coordinación establecidos en la normativa específica de obras de construcción.

Por ello, tampoco debe confundirse la persona encargada de la coordinación de actividades preventivas prevista en el RD 171/2004 con el coordinador de seguridad y salud regulado para determinadas obras.

La coordinación también alcanza a los trabajadores autónomos cuando concurren con otras empresas. Asimismo, cuando intervienen empresas extranjeras desplazadas a España pueden existir requisitos preventivos, laborales y administrativos adicionales que deberán analizarse en cada situación.

¿Qué ocurre si una empresa no cumple con la CAE?

El incumplimiento de las obligaciones de cooperación y coordinación puede constituir una infracción en materia de prevención de riesgos laborales.

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) contempla expresamente incumplimientos relacionados con las medidas de cooperación y coordinación necesarias para la protección y prevención de riesgos laborales.

Las consecuencias dependerán del incumplimiento concreto, de la gravedad del riesgo y de la posición jurídica que ocupe cada empresa. Por ello, no puede afirmarse de forma general que cualquier incumplimiento implique automáticamente responsabilidad solidaria, civil, penal o un recargo de prestaciones.

A fecha de actualización de este artículo, las sanciones en materia preventiva previstas por la LISOS pueden alcanzar los 2.450 euros para infracciones leves, 49.180 euros para las graves y 983.736 euros para las muy graves, en función de su graduación.

Más allá de las posibles sanciones, una coordinación deficiente puede provocar que trabajadores de diferentes empresas desconozcan riesgos generados por otras actividades, instrucciones esenciales o cambios en las condiciones del centro.

Por eso, la CAE debe entenderse como una parte de la gestión preventiva de la empresa, no únicamente como un requisito administrativo.

Preguntas frecuentes sobre CAE en empresas

¿Qué significa CAE en una empresa?

En prevención de riesgos laborales, CAE significa Coordinación de Actividades Empresariales. Comprende las actuaciones necesarias para prevenir y controlar los riesgos cuando coinciden trabajadores de distintas empresas o profesionales autónomos en un mismo centro de trabajo.

¿Cuándo es obligatoria la CAE?

Existe deber de cooperación cuando trabajadores de dos o más empresas desarrollan actividades en un mismo centro de trabajo. Las obligaciones concretas dependerán posteriormente de factores como la posición de cada empresa, los trabajos realizados y los riesgos existentes.

¿Existe una lista de documentos CAE obligatorios para todas las empresas?

No. Los documentos necesarios dependen de los riesgos, el centro, la actividad contratada y la posición de cada empresa. Además, parte de la documentación solicitada habitualmente en plataformas CAE puede proceder de obligaciones laborales, fiscales, contractuales o sectoriales distintas de la propia coordinación preventiva.

¿Es obligatorio utilizar una plataforma CAE?

No existe una obligación general de utilizar una plataforma CAE concreta. Estas herramientas pueden facilitar la gestión documental, los vencimientos, el control de accesos y la trazabilidad, pero no sustituyen una coordinación preventiva efectiva.

¿La CAE es un certificado?

No. La Coordinación de Actividades Empresariales es un proceso preventivo, no un certificado que una empresa obtiene una vez y mantiene de forma permanente. Además, no debe confundirse con los Certificados de Ahorro Energético, que utilizan las mismas siglas.