En los próximos años, las empresas y autónomos en España tendrán que adaptarse a uno de los cambios más importantes en materia de facturación: el sistema Verifactu. Esta iniciativa, impulsada por la Ley Antifraude (Ley 11/2021), busca garantizar una mayor transparencia fiscal, evitar el fraude y modernizar los procesos de emisión de facturas. A lo largo de este artículo, exploraremos qué es Verifactu, cómo funciona en la práctica, quién está obligado a adoptarlo y cuándo entra en vigor, con ejemplos claros y explicaciones fáciles de entender para que tu negocio esté preparado a tiempo. ¿Qué es el sistema Verifactu? El sistema Verifactu es una modalidad dentro de los Sistemas de Información de Facturación (SIF) que permitirá a la Agencia Tributaria (AEAT) recibir de manera automática y segura los registros de facturación. Su objetivo principal es que las facturas emitidas sean inviolables y trazables, evitando así cualquier manipulación posterior. Origen y objetivos de Verifactu en la Ley Antifraude Su origen se remonta a la Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, que introdujo una serie de medidas dirigidas a combatir la economía sumergida y reforzar la recaudación tributaria. Con ello se busca ofrecer una mayor seguridad jurídica y transparencia a las empresas, y facilitar a la Administración un sistema más eficiente para controlar las operaciones económicas en tiempo real. Diferencias con la factura electrónica tradicional Aunque a veces se confunde con la factura electrónica, Verifactu introduce diferencias importantes. Una factura electrónica es simplemente aquella que se emite y recibe en formato digital, pero Verifactu añade un plus de seguridad: cada factura incorpora un identificador único, un código QR y una firma digital que garantiza su autenticidad y la enlaza con la anterior, formando una cadena de registros inalterable. Conceptos clave: SIF y Verifactu Para entender bien la normativa, conviene diferenciar dos conceptos: SIF (Sistema de Información de Facturación): cualquier software certificado que cumpla con las normas de inalterabilidad y trazabilidad. Verifactu: modalidad dentro de los SIF en la que los registros de facturación se envían automáticamente a la AEAT en el momento de su emisión. ¿Cómo funciona Verifactu en la práctica? Registro de facturación y trazabilidad Cada factura generada a través de un software compatible con el sistema Verifactu se enlaza con la anterior mediante un código hash, creando una cadena inviolable de registros. Esto garantiza que ninguna factura pueda borrarse o alterarse sin dejar rastro. Envío a la AEAT: ¿obligatorio o voluntario? Una de las dudas más frecuentes es si Verifactu es obligatorio en todos los casos. La normativa establece que el envío a la AEAT es voluntario en principio. Sin embargo, quienes opten por la modalidad Verifactu tendrán que remitir sus facturas en tiempo real. Quienes prefieran la modalidad No Verifactu deberán cumplir con la inalterabilidad y trazabilidad de las facturas, pero sin la obligación de enviarlas automáticamente. Cómo se identifican las facturas con Verifactu Cada factura incluirá elementos identificativos únicos: un código QR con los datos de emisión, una firma electrónica y un código alfanumérico irrepetible. ¿Quiénes están obligados a implantar Verifactu? La Ley Verifactu establece que estarán obligados todos los autónomos y empresas que emitan facturas en España, independientemente de su tamaño. Esto incluye a profesionales que prestan servicios tanto a consumidores finales como a otras empresas. Excepciones y casos especiales La norma recoge únicamente dos excepciones en la obligatoriedad de uso del sistema Verifactu: Empresas que ya están obligadas al SII. Contribuyentes en que tributan por módulos (estimación objetiva), aunque podrían estar afectados si emiten facturas a clientes. Obligaciones para software y proveedores La responsabilidad no recae únicamente en las empresas emisoras de facturas. Los desarrolladores de software también deben certificar que sus programas cumplen con los requisitos de la normativa Verifactu. Un software que permita alterar o eliminar facturas será sancionado, al igual que la empresa que lo utilice. ¿Cuándo entra en vigor Verifactu? Fechas clave y plazos de adaptación En 2025 comenzará la adaptación voluntaria y, a partir de 2026, será obligatorio para la mayoría de empresas y autónomos. Este margen de tiempo busca que las empresas puedan preparar sus sistemas y procesos. Modalidades del sistema: Verifactu o No Verifactu La normativa prevé dos formas de operar: Verifactu: envío automático de facturas a la AEAT en tiempo real. No Verifactu: el software cumple con los requisitos antifraude, pero no envía los registros automáticamente. Ventajas y desventajas de cada modelo El envío en tiempo real otorga ventajas en materia de inspecciones, ya que Hacienda tiene acceso directo a la información. Sin embargo, requiere mayor disciplina y puede implicar más cambios en los procesos internos. No Verifactu ofrece algo más de margen operativo, pero no exime de cumplir con todos los requisitos técnicos de inviolabilidad. Requisitos técnicos y características del sistema Verifactu Todo parte de la aprobación del Real Decreto 254/2025, publicado el 1 de abril de 2025, que establece el reglamento técnico oficial para los programas de facturación electrónica y estandariza los formatos de registro de facturación. Este decreto actualiza y modifica el Real Decreto 1007/2023, añadiendo detalles precisos sobre la implementación y requisitos técnicos. El objetivo de este marco normativo es claro: mejorar el cumplimiento tributario, aumentar la trazabilidad de la facturación y luchar contra el fraude fiscal, especialmente en sectores donde se detecta un mayor riesgo de irregularidades, como la hostelería, el comercio minorista o ciertos servicios profesionales. Condiciones para el software certificado El software deberá estar certificado por la AEAT y cumplir con estas condiciones: Generar registros inviolables y secuenciales enlazados mediante huellas digitales. Emitir facturas con un código único por factura en formato estandarizado. Conexión directa con la AEAT para el envío en tiempo real en modalidad Verifactu. Los desarrolladores de software tienen nueve meses desde la entrada en vigor para actualizar sus programas. Elementos de seguridad y antifraude La seguridad antifraude es el eje central de Verifactu. Cada factura incluirá elementos técnicos que impidan su manipulación, como: Controles que impidan la modificación o eliminación de facturas. Códigos QR que faciliten la verificación de la factura por parte de clientes e inspectores. Sellado de tiempo para registrar fecha y hora exactas de emisión. Estos mecanismos aseguran que cualquier intento de alterar una factura sea detectable, protegiendo tanto a la Administración como al emisor de posibles irregularidades. Requisitos en la emisión y validación de facturas Cada factura emitida con Verifactu deberá pasar por un proceso de validación automática dentro del software, verificando que cumple con la estructura y los datos obligatorios establecidos por la AEAT. No se podrá entregar una factura al cliente si no cumple con las condiciones técnicas, lo que obliga a las empresas a revisar sus plantillas y procedimientos de emisión. En la modalidad No Verifactu, se guardará internamente con las mismas garantías de seguridad, aunque sin transmisión inmediata. Cómo adaptarse a Verifactu paso a paso Cambios en los procesos de facturación El primer paso es revisar y documentar el flujo actual de facturación en la empresa. Será necesario identificar qué aspectos deben ajustarse a la nueva normativa: desde la generación de facturas hasta su almacenamiento y archivo digital. También conviene formar al equipo administrativo para que conozca las implicaciones del sistema y pueda aplicarlo correctamente desde el primer día. Implementación de software compatible A partir de la aprobación del Real Decreto, los proveedores de software tienen nueve meses para actualizar sus programas. Las empresas deberán elegir un software certificado, que cumpla con los requisitos técnicos y que haya sido validado oficialmente por la AEAT. Esta fase incluye la instalación, configuración y, en muchos casos, la integración con otros sistemas de gestión empresarial como ERP, CRM o programas contables. Es recomendable iniciar las pruebas durante 2025, aprovechando el período voluntario, para detectar posibles incidencias antes de la fecha límite. Recomendaciones para autónomos y pymes Los autónomos y pequeñas empresas deben prestar especial atención a los plazos. Para las personas jurídicas (sociedades), la obligación comienza el 1 de enero de 2026. Para el resto de los contribuyentes, el plazo se amplía hasta el 1 de julio de 2026. Durante este tiempo, es aconsejable realizar simulaciones de facturación, coordinarse con el asesor fiscal y establecer protocolos internos para casos como la emisión de facturas rectificativas. Ventajas de implantar Verifactu Empresas y autónomos: experimentarán una mayor seguridad en sus registros y una reducción significativa en el riesgo de sanciones. AEAT: Verifactu supone una herramienta eficaz en la lucha contra el fraude fiscal. El acceso a información fiable y en tiempo real permitirá mejorar el control tributario y reducir la economía sumergida, sin necesidad de aumentar la carga administrativa sobre los contribuyentes. Consumidores: al contar con facturas con códigos QR y elementos de trazabilidad, podrán verificar la autenticidad de los documentos y tener mayor confianza en las transacciones con empresas y autónomos. Ejemplos prácticos: facturación con y sin Verifactu Proceso Con Verifactu Sin Verifactu Emisión factura Software genera código QR y hash Software genera factura sin envío a AEAT Envío AEAT Automático y en tiempo real No Modificaciones Solo con rectificativas Posibles (según normativa) Preguntas frecuentes sobre Verifactu ¿Es obligatorio enviar facturas en tiempo real a la AEAT? El envío en tiempo real solo es obligatorio para quienes opten por la modalidad Verifactu. Sin embargo, incluso en la modalidad No Verifactu, las facturas deben cumplir con todos los requisitos de inviolabilidad y trazabilidad, aunque la información no se transmita inmediatamente. ¿Se pueden modificar facturas ya enviadas? No, las facturas registradas bajo Verifactu no se pueden modificar ni eliminar. Cualquier corrección debe hacerse mediante una factura rectificativa, lo que refuerza la trazabilidad de todas las operaciones. ¿Cómo afecta a operaciones internacionales? En general, Verifactu se aplica únicamente a facturas emitidas en territorio español. Sin embargo, en operaciones internacionales habrá que atender a la normativa específica de cada país, especialmente en la Unión Europea, donde existen directivas sobre facturación electrónica que pueden interactuar con este sistema. ¿Qué pasa si no cumplo los plazos? El incumplimiento de los plazos fijados por el Real Decreto puede conllevar sanciones económicas y un mayor riesgo de inspecciones tributarias. Por ello, es esencial iniciar la transición cuanto antes y asegurarse de que todos los procesos y herramientas cumplen con la normativa Verifactu antes de 2026. Desde Formación Prevención, mantenemos que adaptarse con tiempo es clave para convertir esta obligación en una oportunidad de modernización y confianza para clientes y Administración. Si tienes alguna duda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.